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chealice

メッセージ機能の運用に関して

当社は複数の事業所を含め100名程度の会社となりますが、現在テスト的な運用として本社の人間と各事業所のトップのみでグループウェアを利用しています。

今後全社員でグループウェアを利用していくようにしていきたいのですが、そこでお伺いしたいのがメッセージ機能の運用方法です。

スケジュールや掲示板と異なり、メッセージ機能に関してはユーザーごとのアクセス制限やアプリ使用制限をかけることができないと思いますが、これを運用でカバーするような案はないでしょうか。

といいますのも、制限をかけない状況でメッセージを全社員が利用すると、一般社員が社長宛にメッセージを直接送ってしまうといった状況が生まれます。

勿論風通しの良さというのも大事ではあるのですが、意見交換などに関しては掲示板のカテゴリに全権限付与の相互書込み型のカテゴリを追加してそこで行えばよいと思い、メッセージに関しては役職ごとに段階的な権限を与えたいと考えております。

段階的な権限の付与ができないのであればいっそ一般ユーザーのメッセージ機能を制限した状態にするというのも考えているのですが、こちらに関してもメッセージ機能がデフォルトとなっているためできません。

運用によるカバー方法として、各ユーザーのトップ画面からメッセージの機能を非表示にしてしまうというのを検討してはいますが、これはあくまでメッセージ機能が非表示になっているだけなため、全社向けメッセージなどを上役が送った際にはトップページの通知からメッセージ機能を開けてしまうと思います。

何か他に良い運用方法はないでしょうか。

3件のコメント

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    さーや
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    chealiceさんこんにちは!

    テスト運用中、迷うことたくさんありますよね。
    chealiceさんのおっしゃる通り、社長にはメッセージを送らないなど、ルールを徹底するか
    「個人に許可するアプリケーション」でメッセージが利用できる人を設定するか、どちらかをご検討されるのがよいと思います!

    こちらのページが参考になると思います。
    ▼一部のアプリケーションやデータのみ閲覧できるユーザーを追加できますか?
    https://faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/office/Detail.aspx?id=2474&isCrawler=1

    お試し中から電話やメールのサポートを受けられるので、相談してみるのもおすすめです。
    https://office.cybozu.co.jp/support/

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    hagatadas
    hagatadasにより編集されました
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    結論から申し上げるとサイボウズOfficeの利用を中止すべきだと思います。
    まだテスト段階である内に利用するツールを再考すべきです。

    「複数の事業所」のある「100名程度」の規模であれば組織としても複雑さが増し、今回の様にシステムに柔軟さが求められる状況かと思います。ただ残念ながらサイボウズOfficeはそのような柔軟性を持ち合わせていません。また、システムの改善や機能追加のペースは世間一般のツールと比較すると非常に遅く、「当然できるだろうと思った機能」は無く、「今は無いけど今後の機能追加に期待」はできません。今見える物が将来も含めた全てと思って評価する必要があります。(これは良し悪しではなくサイボウズOfficeがそのような保守的なスタンスのプロダクトというだけです。低リテラシーのユーザーが置いて行かれないのが強みです。)

    chealiceさんの会社の社内体制やITリテラシーにも左右されますが、例えば「1人情シス」のような体制であれば最悪でもGaroonにすべきだとは思いますが、ITの管理能力に多少でも余裕があるのであれば他のサービス(例えばMicrosoft365でSharePointとTeamsを利用するなど)をオススメします。グループウェアにこだわらないならKintoneも良いと思います。それ自体使いやすく、拡張性もある(外部ツールと連携しやすい)ので今後の業務改善などにも利用しやすいです。

    サイボウズ製品は基本的に良くも悪くも機能(設定項目)が少ないです。それはリテラシーの低いユーザーや能力の低い管理者からすれば非常に使いやすく、投資した分だけの価値を使い尽くせるという利点があります。ただ成長企業やこれからもっと業務改善したいと望む企業にとっては、かえってそれが足枷となります。

    最終的にはchealiceさんの会社が「どちら寄りか」次第ですので、今一度見つめ直していただければとは思いますが、テスト期間中にシステム側で吸収できない改善点が見えるとすれば、恐らく同じように運用でカバー“せざるを得ない”事項が今後も出てきます。その度にロックインを後悔しないためには、やめられる内にやめておく他ありません。

  • Avatar
    chealice
    コメントアクション Permalink

    丁寧なご回答ありがとうございます。

    そうですね、やはり当社の規模感、求める機能などを考慮するに最低でもGaroonというところなのでしょうね。

    実際Garoonへの切り替えは検討しているところです。他サービスに関してはサイボウズOfficeでの運用方法ばかりに目が行きそこまで考えておりませんでした。全社導入で引き返せなくなる前にそこらへんに関しても再度検討していきたいと思います。

     

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