もう通知を見落とさない!「サイボウズ Office」の通知を確認する4つの方法

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みさっさん

作成日:2019年2月8日

こんにちは!みさっさんです。

 

みなさん、「サイボウズ Office」の更新情報はどのように確認していますか?

「サイボウズ Office」の更新情報は、トップページ、アプリ、メールなどいくつかの確認方法があります。

 

そのため、どのような方法があり、それぞれどう違うのか、よく知らないという方もいらっしゃるかもしれません。

 

そこで、今回は「サイボウズ Office」の更新情報を確認する方法について、どんな方法があるか、パソコンとスマートフォンそれぞれの利用シーンでご紹介いたします!

 

💻パソコンを利用する場合💻

 

“通知確認の基本”トップページの「最新情報」パーツ

<こんな方へおすすめ>

○パソコンから「サイボウズ Office」へアクセスすることがある全てのユーザー

更新情報を確認する王道!ですね。各アプリケーションの更新情報の通知が一覧で表示されて確認できます。

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「最新情報」パーツは普段ご利用いただいている方も多いと思いますので、ここで活用のヒントを少しご紹介します✨

 

💡活用のヒント①:通知一覧(未読一覧/既読一覧)

「最新情報」パーツにある「未読一覧」「既読一覧」はお使いでしょうか?

「未読一覧」「既読一覧」は、自分の通知が未読/既読で分類され、さらに各アプリケーションごとに絞り込みができます。

さらに、「未読一覧」では、一覧画面で各通知の内容の確認・既読処理・コメントの書き込みまで行えます!

 a.png

 

「未読一覧」を使えば、通知の処理がスピードアップしそうですね♪

「未読一覧」については、コチラの記事でもご紹介しているのであわせてチェックしてみてください。

爆速で通知をさばく!

 

💡活用のヒント②:「トップに出す」機能

重要な社内通達の掲示や、取引先からの重要なメールなど、後でもう一度じっくり確認してから対処したい情報ってありませんか?

そんな時に便利なのが、「トップに出す」機能です✨

後から確認したい掲示やメッセージ、メールなどの詳細画面を開き、「トップに出す」ボタンをクリックすると、「最新情報」パーツに表示しておくことができます。もう一度見返したい情報を探す手間が省け、お気に入りのようなイメージで使えますね^^

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「トップに出す」機能については、コチラの記事でもご案内していますので、ご興味がある方はご覧ください♬

「トップに出す」機能はこんなに使える!

 

 

“無料のパソコン用リマインダーツール”「Cybozu Desktop」

<こんな方へおすすめ💡

○普段業務でパソコンを利用しているけど、「サイボウズ Office」の画面はあまり開いていない

○「サイボウズ Office」の更新情報は出来るだけ早めに確認したい

○会議や来客対応など予定が多い

「Cybozu Desktop」は、Webブラウザーで「サイボウズ Office」の画面を開いていなくても、更新情報を定期間隔でパソコンのデスクトップ上にポップアップでお知らせすることができます。

※更新情報をお知らせする間隔は、10~60分の間で、設定できます。

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また、自分の予定の開始前に通知を出してリマインドすることも可能なので、目の前のタスクに集中していて会議の予定をうっかり忘れてしまっていた・・なんてことを防ぐことができますね!

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「Cybozu Desktop」の詳細は、次のページをご参照ください。

「Cybozu Desktop」

へルプ

 

 

📱スマートフォンを利用する場合📱

 

“スマートフォン用無料アプリ”「サイボウズ Office 新着通知」

(クラウド版のみ)

<こんな方へおすすめ💡

○外出が多く、出先で「サイボウズ Office」の更新情報をプッシュ通知で受け取りたい

「サイボウズ Office 新着通知」を利用すると、スマートフォンで次のような通知をリアルタイムにプッシュ通知で受け取ることができます。

  • 「スケジュール」の登録・変更・削除
  • 「メッセージ」の受信
  • 「ワークフロー」の受信
  • 「電話メモ」の受信
  • 「カスタムアプリ」の更新通知
  • 「自分宛のコメント」
  • 「今日、明日の予定」

※ 上記以外にも「サイボウズ Office 新着通知」で受け取ることができる通知の詳細は、

自分宛ての通知」をご確認ください。

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外出が多く、急ぎで確認が必要な通知を見落とさないか心配という方は、ぜひ「サイボウズ Office 新着通知」をお試しください!

 

サイボウズ Office 新着通知

▼マニュアル:「サイボウズ Office 新着通知」を使用する(iPhone/Android

 

 

「メール通知」

<こんな方へおすすめ💡

○外出が多く、必要な通知はメールで受け取りたい

○関係者へメールで通知を飛ばしたい

メール通知は、次のアプリケーションで利用できます。

  • スケジュール
  • 電話メモ
  • ワークフロー
  • カスタムアプリ

「スマートフォンを利用する場合」の分類に入っていますが、もちろん通知メールはパソコンやガラケーでも受け取ることができます!

2019-01-28_11h52_07.png

 

▼マニュアル:メール通知を利用できるまでの流れ(クラウド/パッケージ

 

いかがでしたでしょうか?

更新情報を確認するにはさまざまな方法がありますが、ご自身の普段のご利用状況と各方法のメリットを照らし合わせて、最適な通知の確認方法を見つけてくださいね^^

4 コメント

  • Avatar
    MC Narita
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    Liveからofficeへと移行したユーザーです。
    Liveでは掲示板の新着通知がありましたが、officeではありませんよね。
    PTAでの利用なのですが、通常オフラインで使っており、掲示板をメインで使っているグループで掲示板の通知がないのは致命的です。
    officeの案内で、この点の記述がなかったので当然実装されているとの思い込みもあったのですが、本当に困っています。
    アプリに通知されるだけでも十分なので、早急な対応を望みます?

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    YK
    コメントアクション Permalink

    MC Naritaさん

    私も全く同じ環境です。Liveでは通知されていたのにOfficeでは通知されないので困っています。

    最初に1か月の試用期間では通知されるルールが把握できず、

    新着通知アプリを使えば解決できると勘違いしていたため残念に思っています。

    LINEグループを作成して、掲示板に投稿した際にLINEにも投稿してねということを呼びかけていますが

    だったらLINEでいいんじゃないかとか、SlackやTeamsにすべきかと思い始めているところです。

    宛先指定で「(所属)全員」を選ぶチェックボックスがあるだけでもいいので、早急な対応を望みます

     

  • Avatar
    T Tomoyose
    コメントアクション Permalink

    PTAやマンション管理組合での利用を検討していますが、同様の要望です。

    ・全体、各チームで掲示板を分ける

    ・誰かが投稿やコメントしたら、通知が飛ぶ

    ・各自、通知されたメールを見て、掲示板を開き、閲覧・コメント・出欠意思表明する

    基本、上記のような運用で、月に数回程度の書き込みなので、通知する機能が追加されれば充分です。

    緊急連絡や新着通知の紹介はありますが、緊急連絡は掲示板と別の場所になってしまいますし、新着通知は、メンションにしか反応できず、全体やチームの単位が不可なので、要望には沿わないです。

    掲示板に、メール通知する、というチェックボックスがあれば解決なのですが、要望があっても対応できないってことは、技術的に相当ハードルが高いということなのでしょうが…。誰か、ホイっと解決できる中の人が出て来たらいいなぁ…と願うばかりです。

  • Avatar
    とよちゃん
    コメントアクション Permalink

    T Tomoyose さま、コメントいただきありがとうございます!
    コミュニティチームのとよちゃんと申します。

    そして MC Narita さま、YK さま、随分前にコメントいただいていたにも関わらず
    お返事ができておらず、申し訳ありません💦

    みなさまご認識の通り、「掲示板」ではメール通知機能が未搭載です。

    そして、クラウド版をご利用の場合に利用できる、
    「サイボウズ Office 新着通知」アプリでは、T Tomoyose さまのご認識の通り
    「掲示板」での掲示の新規作成など、「自分宛ての通知」に該当しない操作の場合、
    プッシュ通知を受け取ることができません。。

    ※「自分宛ての通知」に該当する操作は、以下のページにて案内しております。
      よろしければ、ご覧ください。

        ▼ 自分宛ての通知とは
        https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/nf/unread.html#user_app_nf_unread_02
        ※「掲示板」の場合は、既存の掲示に、宛先指定機能によって、
             自分が宛先指定されたコメントが書き込まれた場合のみ、
           「自分宛ての通知」に該当します。掲示の新規作成や変更の操作は該当しません。

             宛先指定機能については、以下のページで詳細を案内しております。

             ▼ 宛先指定機能の使いかた
             https://jp.cybozu.help/ja/o/user/per/p02/mention

    参考となるのですが、クライアントパソコンで利用できる「Cybozu Desktop 2」で
    更新通知を受け取る方法や、「カスタムアプリ」で「掲示板」アプリを作成し
    メール通知を利用する方法を、以下のページでご案内しております。

    ▼ FAQ :「掲示板」の更新情報をメールで通知することはできますか?
    https://faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/office/Detail.aspx?id=2435
    ※「カスタムアプリ」については「補足」欄に記載しております。

    なお、上記ページに記載の「緊急連絡」以外に、以下のサンプルアプリもございます。

    ▼ 掲示板(サイボウズLive乗換用)
    https://office.cybozu.co.jp/function/customapp/sample/live-keijiban/

    「カスタムアプリ」の「掲示板」を今後通常利用する「掲示板」として
    利用することもご検討いただけますと幸いです。

    基本機能の「掲示板」でメール通知などが行えるようご希望いただいていることは、
    弊社内へも周知させていただきます!

    今後とも、サイボウズをよろしくお願いいたします!

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