皆さまこんにちは。サイボウズのおおわきです！
今年の5月にサイボウズに中途入社して、半年と少しが経ちました。
現在は主に『導入相談カフェ』や『サイボウズ商店』、『サイボウズ ユーザーinformation』という3つの施策に関わっています。
今回は、紙とExcelだらけの前職からサイボウズへ転職してきた自分が、
サイボウズのグループウェア活用法の中でも「良いな」と感じる方法についてお話したいと思います。
前職では、毎日書類の山々やExcelによる膨大な数の案件管理と格闘していました。
会社の中にグループウェアというものはなく、電話メモは付箋、稟議は書類、社内連絡は電話やメール、スケジュール共有は書類回覧箋で行っていました。
電話がかかってきたお客様の顧客台帳を探すのに書庫へ行って10分以上かかってしまうといったことも日常的でした。
そんなこともあって、サイボウズに転職してきたばかりの頃、初めてグループウェアというものに触れた僕は、「これは、すごく難しそうだ・・・。」という印象を持ちました。
しかし、周りの人に教えてもらいながら、みんなが便利で楽しそうにグループウェアを使っているのを見て、自分もどんどん慣れていくことができました。
そして今日までの間でグループウェアってすごいな！と感じる瞬間が沢山あったので、今回はその一つを紹介します。
それは、先月札幌に出張に行った際のことです。
まずサイボウズでは、「出張」や「お休み」などの予定を期間予定として関係するメンバー全員を参加者にして登録します。
前職では、一人で出張や外出する時などは基本的に社内のメンバーとのコミュニケーションは絶たれており、業務が全て終わった後に上司に電話で一報入れるのみでした。
ですが、今回の札幌出張では期間予定上で下図のようなコミュニケーションが起こりました！
現地に到着してから、商談が終わるたびに所感を細かく共有すると、沢山のコメントをいただきました。
1人で札幌出張は少し心細さもありましたが、このコミュニケーションのおかげで、いつものメンバーがちゃんと見守ってくれているんだな、という安心感を抱いて業務にあたることができて嬉しかったです！
期間予定上であれば他のやりとりの邪魔になることもないので、気軽なコミュニケーションができます。
これを応用すると、短期のプロジェクトなどでも使えそうだなと思っています。
その他にも、【一人の作業時間もスケジュールに登録する】という活用をしている人もいます。
こうすることで、「いま誰が何をしているか全く分からない...」「話しかけていいタイミングが分からない...」「この作業にどのくらい時間がかかったか振返れない...」といった問題も改善するのでいいなと思っています！
皆さまも、ぜひ期間予定上のコミュニケーションや作業時間のスケジュール登録を活用してみてはいかがでしょうか？＾＾
今回は以上となります。
最後まで読んでいただきありがとうございました！