地元の大阪にかえっておりましたさーやです。
「オモシロクナール」というお土産を買ってきたのですが、
食べてもなかなかおもしろいことが言えませんでした。諦めずにいっぱい食べてみます。
突然ですが質問です。
「サイボウズ Office」を導入したみなさん、「スケジュール」使ってますかー？
「使ってるよ！」
という声が聞こえた気がしました。
実は、スケジュールは「サイボウズ Office」で一番使われている機能なのです。
その分、使い方や工夫できるところがたくさんあるのです。
今日は、みなさんに6つの工夫をご紹介いたします！
１．時刻の登録を10分単位にする 
２．六曜・天気を表示する
３．予定の選択肢を増やす
４．部署全体で展示会・イベントなどの情報を共有する
５．複数人の予定を調整して登録する
６．よく一緒に会議するメンバーを登録しておく
※システム管理者の設定が必要なものは歯車マークを、
ユーザーの設定が必要なものには人のマークを付けております。
では、詳しく見ていきましょう！
１．時刻の登録を10分単位にする
導入したての状態だと、予定の時間は30分単位で登録されているかと思います。
ですが、予定の登録の単位は5分・10分15分・30分単位まで選択することができるのです！
設定方法は下記をご覧ください。
▼予定の登録単位を設定する
https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/sh/period.html#admin_app_sh_period_01
２．六曜・天気を表示する
職業柄六曜をすぐ見られるようにしておきたい…
自分がいる場所の天気を知っておきたい…
ということありませんか？
「サイボウズ Office」では六曜と天気を表示させることができます。
ちなみに私は大阪出身なので、東京と大阪の天気を表示させています☀
←こんな感じです
設定は、六曜は管理者の設定がシステム管理者側と、ユーザー側のどちらでもあります。
流れは以下のようなものです。
＜システム管理者＞
① 天気：「システム設定」から「サイボウズ ネット連携サービスを利用する」にチェックする
六曜：「六曜を取り込む」にチェックを入れる
② 「設定する」をクリック
＜ユーザー＞
① 個人設定から「スケジュールと施設予約」の画面を開く
② 「表示の設定」から六曜を表示したい年と天気を表示させたい都市を選択
③ 「変更する」をクリック
このように変わりました！
（Before）
⇒ （After）
詳しくは、こちらのリンクからご覧ください。
▼（管理者）六曜や天気予報の表示の有効化
https://jp.cybozu.help/ja/o/admin/sys/s07/weather
▼（ユーザー）六曜や天気予報の表示
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/color/weather
３．予定の選択肢を増やす
←スケジュール登録の際に出てくる左図の部分は、
「会議」以外にも「在宅勤務」や「展示会」など、
他の予定の候補（予定メニュー）を作ることができます！
予定メニューを作成しておくと、一目でどのような予定か
わかるようになるのでお勧めです＾＾
今回は例として、「展示会」という予定メニューを追加する設定方法をお見せします。
＜システム管理者＞ 
これで予定メニューが追加できました！予定の登録画面はこのようになります。
詳しくはこちらもぜひご覧ください。
▼予定メニューを追加する
https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/sh/menu.html#admin_app_sh_menu_02
サイボウズでは、「タスク」という予定メニューがあり、
私はタスク管理として利用しています♪
４．部署全体で展示会・イベントなどの情報を共有する
展示会やイベントなど、自分は参加しないけど何があるのか把握しておきたい、
という場合にオススメの機能を2つご紹介します。
１）組織の予定
組織の予定を表示させておくと、部署やチーム全体で共有しておきたい情報が
自分の予定の下ですぐ見られるようになるので、共有にはもってこいです。
今回は、組織の予定を表示させるように設定し、参加者と組織（営業部）の予定に
「展示会」の予定を追加する設定方法をご紹介いたします。
＜システム管理者＞
① 「システム設定」から「スケジュールと施設予約」を選択
② 「一般設定」を選択
③ 「組織のスケジュールを表示する」にチェック
④ 「設定する」をクリック
これで組織の予定が表示されるように設定できました。
次に予定を登録する方法をお見せいたします。
＜ユーザー＞
予定登録の際、組織も参加者として追加します。
これで、組織の予定にも、予定が追加されます。
スケジュール画面に戻ってみると、下の図のように高橋さんの予定と営業部という
組織の予定に展示会の予定が入っています。
組織にスケジュールは自分の予定の下に表示されるので、
部署で共有しておきたい情報は、この方法で共有するのが便利です＾＾
この機能は実は知らない方も多いので、ぜひ試してみてください＊
2）期間予定
通常予定とは違い、期間予定だと自分の予定の下にバー形式で表示されます。
また、追加したメンバーの予定の下にも表示されるので、下の図のように
高橋さんの展示会の予定が大山さんもすぐ確認でき、
チームの人の動きの見える化にもつながります♪
自分の予定ではないけれど、知っておきたい情報にはぴったりです◎
詳細は以下もご参考にしてください。
▼期間予定を登録する
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/view/add.html#user_app_sh_view_add_03
サイボウズでは、部署のメンバーや関係者を予定に追加して
休みや出張の予定の共有に使っています。
５．複数人の予定を調整して登録する
こちらはシーンに分けて2つご紹介いたします
○複数人と施設が空いている時間に予定を登録したい場合
「空き時間を確認する」という機能を使えば、予定を調整したい人と施設の空き時間を
１画面で確認することができます。今回は、3人の予定と2施設で空いている時間を
探す動きをお見せします。
＜ユーザー＞
上の図だと、色がついていない部分が空き時間なので、
あとは縦に見て空き時間をこの機能を使えば、予定調整もらくらくですね♪
今回だと17時からは空いていそう、というのが簡単にわかります。
詳しい説明はこちらもぜひご覧ください
▼空き時間を確認する
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/view/availability.html#user_app_sh_view_availability_02
○仮の予定でいくつか日時を押さえておきたいとき
みんな忙しくて予定が合わせられない…
とりあえず上司の時間を押さえときたい…
というときは「仮予定」を使うと便利ですよ。
今回は、3人の予定を調整し、3日程の仮予定を登録するイメージをお見せいたします。
＜ユーザー＞
日程が決まり次第、「確定する」を押せば、仮ではなく確定した予約になります。
詳しい説明はこちらもぜひご覧ください
▼仮予定を登録する
https://jp.cybozu.help/ja/o/user_app/sh/view/arrange.html#user_app_sh_view_arrange_01
６．よく一緒に会議するメンバーを登録しておく
よく会議するけど部署は違う人たちとの予定、人をいちいち検索して追加するの面倒…
という場合は、「Myグループ」を作るのがおすすめです。
Myグループを追加すると、簡単に予定を追加することができます♪
今回は、「オフィス改善プロジェクト」というMyグループを作る動きをお見せします。
＜ユーザー＞
Myグループが追加できると、下の図のように、選択肢として出てくるようになります。
プロジェクトメンバーの予定を一気に見たい際や、予定を登録する際にはとても便利です。
詳しくはぜひこちらもご覧ください
▼Myグループの設定
https://jp.cybozu.help/ja/o/user/per/p03/mygroup
以上が、６つの工夫でした。
ぜひみなさんも試してみて、ぴったりの使い方を探してみてください♪
皆様のお役に立てるものが一つでもあれば幸いです。
それでは、次回もお楽しみに～！