他社はどのように使っているの？【社員に「サイボウズ Office」を見てほしい編】

こんにちは！最近フルマラソン大会に応募していたのですが、抽選に落ちてしまいがっくり。。なあさとです。

最近、セミナーやワークショップを開催していると、お会いするお客様に「他社はどのように使っているの？」というご質問をよくいただきます。いつも個別にご紹介している内容をぜひ記事にまとめてご紹介したい！と思い、「他社はどのように使っているの？」シリーズ全3回でお送りいたします。

こんなお困りごとはありませんか？

・「サイボウズ Office」をせっかく導入したのに、
　上司や部下がログインしてくれない・・
・大事な情報を載せているのに通知に気づいてくれない・・

今回は、このようなお困りごとを解決するヒントになるアイデアを、
他社様の事例をもとに６つご紹介させていただきます (^^)

■ 他社が実践している「サイボウズ Office」を見てもらうためのアイデアとは？

＜機能で解決＞
①パソコンに通知を届ける
②メールに通知を送る
③スマートフォンに通知を送る
④パソコンを立ち上げたときに「サイボウズ Office」のログイン画面が立ち上がるようにする

＜運用で解決＞
⑤紙のポスターで確認を促す
⑥週の定例で一緒に確認をする

■各アイデアについてご紹介♪
<機能で解決>
まずは、機能面の解決方法をご紹介いたします！

①パソコンに通知を届ける

「Cybozu Desktop 2」を使えば、「サイボウズ Office」を開いていなくても、
新着情報をパソコンのデスクトップにお知らせすることができます。
例えば、ExcelやPowerPointなど他の作業をしている場合でも、
図のようにポップアップで新着情報が表示されるので、新着情報に気付きやすくなりますね！
「Cybozu Desktop 2」の詳細はこちら　

②メールに通知を送る ✨東京富士サービス株式会社様の活用法✨

「メール通知」を使うと、「スケジュール」「電話メモ」
「ワークフロー」「カスタムアプリ」の通知を指定したメールアドレス宛に送ることができます。

医療用画像診断機器の設置、修理、保守メンテナンス等を行う東京富士サービス株式会社様では「電話メモ」のメール通知を設定して利用いただいています。
機器の修理担当者に「電話メモ」のメール通知が送られることで、担当者は場所を問わず、瞬時に訪問先や修理内容を把握できるようになったそうです。
通知に気づきやすくなることで、よりよい顧客サービスにも繋がりますね。
　　
　メール通知の詳細はこちら　　
　東京富士サービス株式会社様の活用法はこちら　

③スマートフォンに通知を送る ✨株式会社ミキハウストレード様の活用法✨

「外出の多い営業がサイボウズを見てくれない」、「社員がスマートフォンをよく使う」、
という場合なら、「サイボウズ Office 新着通知アプリ」がおすすめです！
（新着通知アプリはクラウド版のみご利用可能です）

株式会社ミキハウストレード様では、営業メンバーなど、
よく社外に出ている方が「新着通知アプリ」を利用して、新着情報の確認をされています。
スマートフォンにプッシュ通知（※）が届き、外出時も「メッセージ」など確認が
必須の連絡を見落とす事がないこと、
新幹線や電車など移動中でも確認できることから便利にご利用いただいているそうです。

※プッシュ通知とは？
スマートフォンアプリで何かの変化があったりお知らせしたりする必要があるときに
アプリの側から自動的に、表示や音で通知する機能のことです。
ロック中のスマートフォン画面にも出てくるお知らせ、
みなさま普段からよく利用しているのではないでしょうか？

「サイボウズ Office 新着通知アプリ」の詳細はこちら

株式会社ミキハウストレード様の活用法はこちら

④パソコンを立ち上げたときに「サイボウズ Office」のログイン画面が立ち上がるようにする

まずは「サイボウズ Office」にログインする習慣をつけてもらいたいときにおすすめの方法です！
【設定の流れ】
1.ご利用のブラウザ（Google ChromeやInternet Explorerなど）を
　立ち上げた時に最初に表示される「ホーム画面」に「サイボウズOffice」を設定する。
2.パソコンを立ち上げたときに該当のブラウザが
　自動的に立ち上がるよう、パソコンのスタートアップの設定をする。
（※具体的な設定につきましては、各ブラウザ、パソコンに合わせて設定してくださいm(_ _)m ）

こうすると、嫌でも「サイボウズ Office」が立ち上がりますね。
ログインが習慣化すると、みんなも内容を見てくれるかもしれません。

「さすがに、ブラウザを立ち上げるまでの設定はいらないかな」という方は
パソコンのデスクトップにブラウザのショートカットを登録しておくだけでも、
ぐっとアクセスしやすくなるのでおすすめです。

<運用で解決>
続いては運用での解決方法をご紹介いたします！

⑤紙のポスターで「サイボウズ Office」 の確認を促す ✨宗盛電気サービス様の活用法 ✨

すべてをシステムで解決するのではなく、時にはアナログな方法も活用してみてはどうでしょうか？

宗盛電気サービス様は工具の持ち出し情報を「サイボウズ Office」で管理されています。
工具部屋の前に写真のような貼り紙を貼っておき、「サイボウズ Office」の確認を促しています。
こうすると、「あ！『サイボウズ Office』に登録忘れて工具を持ち出してしまった！」ということを防ぎやすくなりますね。

宗盛電気サービス様の活用法はこちら

⑥週の定例で一緒に確認する ✨株式会社dii様の活用法✨

どうしても個人では「サイボウズ Office」の確認や登録を後回しにしがち、
という場合には直接顔を合わせる機会にまとめて確認を促すこともおすすめです！

保険代理店の株式会社dii様は営業の進捗報告にカスタムアプリを利用されています。
入力について工夫されていて、「聞き手」と「話し手」、そして情報を入力するだけの
「打ち手」の3名体制で、対面で会議をしながら、進捗やタスクをカスタムアプリに入力していくそうです。
時間をとって入力する機会を作ることで、メンバーにまとめて必要な情報を確認、入力してもらえますね。　

株式会社dii様の活用法はこちら

「サイボウズ Office」を開いてもらう、通知に気づいてもらうための案はいかがでしたか？
この中から一つでも今後の活用のヒントになりますと嬉しいです。

「うちではこんな工夫をしているよ！」というアイデアや
「こんなときどうする？」という知りたい情報があれば、みなさまからのコメントお待ちしております♪