中途入社組のみやけです。
いよいよ 春 ですね！新年度、何だかわくわく楽しみな気分になりませんか？
私は末っ子の入学準備に追われる日々です。
さて今回は、先月お届けしました 「サイボウズの働き方を支えるオフィスを大公開！」 の第２弾をお送りします。サイボウズではなぜ様々な働き方ができるのか？その理由の一つであるオフィスの仕組みについてご紹介します。
サイボウズの働き方は、
社員それぞれが「どのくらいの時間どこで働くか」を決められるようになっています。
私の働き方はといいますと、時短で週4勤務、そして勤務の半分は在宅ワーク。
しかも、オフィスへの出社と在宅ワークが交互 というややこしさ Σ(ﾟДﾟ)💦でやっています。
どうしてこんな煩雑な働き方ができるのでしょう？
そのカギは、 情報をどう管理・共有するか？ にありました！
ペーパーレスで身軽な働き方を実現するオフィス
私は主にお客さま向け施策の企画や運営をしています。
企画書など様々な資料が必要なので、オフィス→家→オフィス→家 と繰り返す中、
「あの資料置いてきちゃった(T_T)」となるのは恐怖なのですが…
サイボウズでは紙の資料が非常に少ないため、その恐怖に襲われることはほぼありません。
パソコン💻の共有で済む場合がほとんどです
（もちろん必要に応じてプリントも自由にできます）。
紙を使わないので、会議の前に人数分コピーして・・という作業はなく
（サイボウズの若い子はコレ知らないんだろうな）、
この会議にあの資料をもっていかなくちゃ！と探す必要もありません。
「明日は在宅だから、今日はどの書類を持ち帰らなきゃいけない？」と、
考えたり整理する必要もないのです。とっても身軽です。
そして、このペーパーレスな働き方をしているのは現場の社員だけではありません。
現場の社員から役員まで 徹底してペーパーレスな働き方をしています！
サイボウズの人は、いつでもどこでも自分専用のノートパソコンを持ち歩いて
このパソコンで、膨大な情報の共有や整理を行っているのです。
ある日の会議です。
議題や資料を スクリーンで画面共有 しながら話し合います。
「あの資料ってどうだっけ？」という場合にも、手元のパソコンからその場で手軽に調べることができます。
もちろん私のような 在宅メンバーも会議に参加 します。
スクリーンに映した資料を共有しながら、意見交換です。
ただし、家が映るときは片づけが必要です！
この時は 3月3日をとっくにすぎているのにお雛様がー(ﾉ´∀｀*;)
紙の資料が少なく、
パソコンひとつでデータ管理やコミュニケーションが可能なこと。
これが自宅でもどこででも仕事がしやすい理由のひとつと感じています。
様々な働き方の工夫があるサイボウズ東京オフィス。
「東京オフィス見学ツアー（Big Hub for Teamwork 体感ツアー）」で、
サイボウズの働き方を支えるオフィスをご覧になってみませんか？
少しでも気になったというユーザーの皆さま、ぜひお気軽にお申込みください！
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はじめまして。記事をワクワクしながら拝見しました。このような働きかたが定着していくと、
特に女性にとっては働きやすくなるなあと思いました。
わが社の働きかた改革はこれからといった所ではあります。
まずペーパーレス化をしていくとしたら、ファイルはサイボウズの「ファイル管理」を利用していますか？
ルートフォルダの分け方や共用ファイルの約束など、参考例を教えてもらいたいです。
minatoさま、こんにちは。
サイボウズコミュニティチームのあさとと申します。
嬉しいコメントありがとうございます！
機会がございましたらオフィス見学ツアーへのご参加お待ちしております(^^)
「ファイル管理」、弊社でもペーパーレス化の一つの方法として利用しています！
ルートフォルダの下に「組織フォルダ」が作成されますので、
弊社では組織ごとに利用したい資料を保管し、
組織をまたいだプロジェクト、全員に利用してほしい資料につきましては
新しくフォルダを作成し、利用しています。
また、フォルダ内の管理方法や更新ルールは部署ごと、ファイルごとに異なっており、
例えば全社で1つのExcelファイルを更新しながら利用する「座席表」というファイルであれば、
必ず過去のファイルもわかるように「バージョン管理」を利用して更新すること、
どの部署の情報を更新したかをメモ欄に記入すること、というルールがあります。
誰でもフォルダを閲覧できては困る、という場合はフォルダごとにアクセス権をかけて利用することもあります。
（注意点として、「サイボウズ Office」サブフォルダのアクセス権は、親フォルダのアクセス権が自動的に適用されます。
サブフォルダ単位でアクセス権を設定することはできません。）
他のユーザー様はどのようにご利用頂いておりますでしょうか？
ぜひコメントお待ちしております♪
あさと様
なるほど、参考になりました！
弊社はその他に、社内LANで共有HDDを利用しています。
アドバイスを参考にしてルールをつくり活用していきたいです。