こんにちは！日本の冬の寒さに負けそうな、アフリカ帰りの出戻り社員です。
11月27日に、第2回 女性限定ワークショップを開催いたしました。今回は特別ゲストをお招きし、リカバリーウェアの販売を手掛ける株式会社ベネクス様に、「サイボウズ Office」の活用方法を伺いました。
中央：登壇者の株式会社ベネクスの豊島様
右：ワークショップにご参加いただいた株式会社ベネクスの斉藤様
左：ファシリテーターを務めた、サイボウズ朝戸
着て休むだけでリラックスし疲労が回復するベネクス様のウェア。
有名スポーツ選手の方から、ビジネスマンまで幅広く愛用されています！
ご登壇いただきました豊島様は、若手社員様向け「サイボウズ Office」講座にご参加いただいたこともあるユーザー様です。社長をはじめ、社内の方々を巻き込んで「サイボウズ Office」の活用を進めていらっしゃる、素晴らしい推進力とパワーをお持ちの担当者様です！
「サイボウズ Office」と他ツールの使い分けは？
ベネクス様は、「サイボウズ Office」以外にも、ファイル共有やEメール、名刺管理などで他のシステムを利用されています。それぞれのツールを、どのように使い分けているのでしょうか・・？
ベネクス様では、決定事項や最新情報は「サイボウズ Office」で行い、日々の細かな進行中の業務についてはEメールでやりとりをするという運用方法で、「サイボウズ Office」は全社レベルで共有される情報のポータルになっているのだそうです。
こちらのスライドが、実際に豊島様が新入社員の方向けに説明している資料です。
「業務進行度合」「共有レベル」「管理レベル」にわけてそれぞれのツールの役割を説明している図が、とてもわかりやすいですね。このように、他のツールとの使い分けルールを決めて周知すれば、情報が散乱することなく、社内のコミュニケーションが円滑に進みそうです！
情報を集約し、「とりあえずサイボウズを見ればOK！」な運用を実現
さらに、「アプリケーションメニュー」の設定を変えることで、各システムのリンクを一元管理されています。必要な情報を全て「サイボウズ Office」に集約しているため、「新入社員でもとりあえずサイボウズを見ればいい」状態になっているそうです。
具体的にどのような設定や運用をされているかというと・・
例えば、スケジュールや掲示板のアイコンと同じように並んでいる🍓（いちご）マークのアイコン。こちらをクリックすると「サイボウズ Office」とは別の名刺管理システムのログイン画面が開きます。
このような設定をすることで、社内の皆様に「サイボウズのメニューをみれば、必要なツールがまとまっている」という便利さを感じていただけます！ 管理者にとっても、社員の方から「〇〇システムのURLがわからなくなっちゃいました( ˘•ω•˘ )」という問い合わせがなくなると嬉しいですよね。
また、他のシステムのリンクだけでなく、「サイボウズ Office」の共有フォルダのリンクもアプリケーションメニューに表示させています。
いちいち共有フォルダのアイコンをクリックして、たくさんあるフォルダの中からフォルダを探して・・という手間がなくなり、ワンクリックで必要な情報にたどり着ける！素晴らしいアイディアです。参加者の皆様からも、是非やってみたいと声があがっていました。
その他にも、運用ルールを設定することで、スケジュールをさらに活用した事例などをご紹介いただきました。素晴らしい活用術を披露いただきまして、ありがとうございました！＾＾
意外と知らない？「便利な使い方」を、徹底解説！
ベネクス様の事例に続いて、サイボウズ講師の朝戸から「サイボウズ Office」の活用方法をご紹介しました。参加者の皆様に事前アンケートで参頂いたご要望にあわせて、便利な機能や活用方法をご紹介しました。
詳しくは、ぜひ発表資料をご覧ください！
今回のワークショップの資料は こちらのページ からご覧いただけます。
（＊サイボウズコミュニティへのご登録（無料）をして頂きますと、閲覧いただけます。）
「必要な情報を、必要なひとに届けたい」それが、担当者の想い！
プレゼンテーションの後は、休憩をはさみ、グループワークを実施しました。今回は、女性限定ということで、和やかなリラックスした雰囲気のワークとなりました。アイディアの付箋もいつも以上にたくさん書いていただき、とっても話が弾んでいました＾＾
グループワークでは「サイボウズ Office」活用の障壁とその解決策についてアイディアを出していきます。
特に多かったのは、「スケジュールを登録してくれない」や「通知をみてくれない・・」など、社内のメンバーにどうしたら使ってもらえるか？というお悩みでした。
例えば、「入力ルールが守られない」「アクセスしてくれない」という活用の壁については・・・
【解決策】
→ 必ず見ないと仕事にならない情報を載せる
→ おもいしろいネタをのせる
こんな解決アイディアがでていました！
参加者の皆様それぞれの背景やお悩みは違いますが、「サイボウズ Office」を活用したい！と思う気持ちの源は、「必要な情報を、必要なひとに届けたい」という願いだと感じたワークショップとなりました。ご参加いただいた皆様、ありがとうございました。