こんにちは！
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
皆さん「サイボウズ Office」 のディスク使用量どれぐらいですか？
ディスク使用量の上限値をオーバーしそうで不安な方がいらっしゃるかもしれません。
そんなときは、ディスク使用量のダイエットが必要です！
お客様からよくお伺いするのはメールのディスク使用量が増えて、上限値に迫ってしまうパターンです。
メールのディスク使用量が増えすぎないように「メールの総サイズの制限値を設定する」 方法があります。
無制限の一つ手前の制限値は 1000 MB となっています。全員もしくは特定のユーザーなどを選択して、ディスク使用量の増加を少しでも抑えていただければと思います。
クラウド版の場合は 5 GB × ユーザー数 が標準のディスク使用量の上限となっています。クラウド版は別途有償で上限を増やすことができます。
クラウド版ではディスク使用量を超えると直ちに使えなくなることはありませんが、警告メールが送信されます。
【FAQ】ディスク超過・ユーザー数超過した場合に直ちに使えなくなりますか？
現在のディスク使用量を確認するには、
【FAQ】ディスクの利用状況はどのように確認できますか？
をご確認ください。
パッケージ版のディスク使用量の上限はサーバー容量によります。
パッケージ版ではディスク使用量の上限まで空き容量が 10 MB を切ると、下記のようなエラーが出ます。
【FAQ】『エラー番号:103 ディスクの空き容量が不足しています』のエラーが表示されます
ディスク使用量を確認するには、「サイボウズ Office 10」をインストールしているディスク・パーティションの空き容量などをご確認ください。
他には「添付ファイルのサイズ制限」、「ファイル管理の1ファイルあたりのサイズ制限」も設定してディスク使用量が増えすぎないような工夫ができますので、ご参考いただけますと幸いです。
・ディスク使用量が上限をオーバーしがちで困っている！
・ディスク使用量が増えすぎないようにこんな工夫しています！
などありましたら、コメントいただけるとありがたいです^^
4 コメント
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※ぴぎんぐ様のコメントです。
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どちらかというと、過去の情報を残したままで、削除してもいいはずなのですが
ユーザは
・どのファイルを削除するかの判断に時間がかかる
・1つ1つ確認しないといけない場合があり、手間がかかる
などから、なかなか肥大化を防止できず。
ぜひ、例えばですが
2011年12月31日以前に更新されていないファイルは、すべて削除
など、期間指定削除機能が欲しいです・・・。
※もりしのコメントです。
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ぴぎんぐさん
コメントありがとうございます。
おっしゃるとおり、申し訳ないのですが、「サイボウズ Office」全体の期間指定削除機能は備えていない状態です。
「メッセージ」「掲示板」「報告書」については、基準日以降更新していないデータを一括削除（ファイルも含む）することができます。
「ファイル管理」の場合だと未搭載ですが、期ごとにフォルダ分けして、
フォルダを一括削除するなどの運用はいかがでしょうか。
※ぴぎんぐ様のコメントです。
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もりし様
早々のご対応、ありがとうございました。
その方法、是非検討いたします！
なおこのスレッドの中にある
「ディスク使用量どれぐらいですか？」
ですが
自分の知っているユーザの場合、人数にもよりますが100GB以内が
多く見受けられます。
ただ、中には750GBから1TBというお客様もいました・・・。
ディスクは、過去のサイボウズOfficeを、しかもパッケージ版で利用し
今もVersionUpを続け利用しているユーザほど、多く容量を使っている
ように見受けられます。
※過去ファイルの消し込みは、本当に重要ですね。
※もりしのコメントです。
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ぴぎんぐさん
ご参考いただけますと幸いです！
【引用】 ただ、中には750GBから1TBというお客様もいました・・・。
なるほど、、使用量の大きいお客様は、
・長年ご利用されている。
・動画や高画質写真などアップしている。
などがありそうですね。
パッケージ版はローカルにバックアップをとって、
本番環境の古いデータを削除する方法があります。
クラウド版も一括でローカルにバックアップをとって、
本番環境の古いデータが削除できるとよいのですが、
まだ実現できてはいないです。。
いただいた声を開発チームに共有して、よりよい運用方法を模索していきます。