見積書の重複などで困っていませんか？

こんにちは！ 　

サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。 　

サービスや物品提供すると、見積書や発注書など作ったりしますよね。 　

PDF 資料を「サイボウズ Office」の「ファイル管理」やファイルサーバーに保管されていることがあるかと思います。 　

案件数が増えてくると「同じ内容の見積書が2つある！」などで困ったことありませんか？ 　

「この見積書はどの発注書に紐付いているの？」と困ることがあるかもしれません。 　　

そんなとき便利に使えるのは「カスタムアプリ」の「自動採番」です。

「自動採番」とはレコードに重複しない通し番号を自動的に設定する項目です。 　

マニュアル : 自動採番

「自動採番」があれば、先ほどの見積書を案件ごとに重複しない番号で割り振ることとができます。 　

これができれば、重複している、していないを判別しやすくなりますよね。 　

「○○様 お見積書」などのファイル名の場合「自動採番」で割り振られる見積番号をファイルタイトル、もしくは文書内に記載することで、重複に気付きやすくなります。 　

見積書や発注書との紐付けの際には「自動採番」で割り振られた見積番号を発注書内の文書に記載しておくことをお勧めします。 　

発注書に「見積番号☓☓」と記載しておけば、あとで突き合わせがしやすくなります。 　

コツとしては、見積書、発注書を Excel などで作成する場合、先に「カスタムアプリ」に案件タイトルだけでよいのでレコード登録を行って「自動採番」を用いた管理番号を取得しておくことですね。 　

社内規定に合わせて、値の前に「見積 No.」などの文言を追加することができますし、「表示桁数」の設定で 5 など設定すれば「見積 No. 00001」などを表記することができます。 　

はじめて「自動採番」をと利用される方はぜひ設定いただき、すでに利用されている方は「値の前後にこんな文字列を付与してますよ」など教えていただけますと幸いです！