こんにちは！
サイボウズ コミュニティ チームのもりしです。
皆様、「報告書」機能使っていらっしゃいますか？
以前、「サイボウズ Office」かんたんSFA 資料で、【スケジュール】×【アドレス帳】×【報告書】を連携するための設定方法をご紹介しました。
「サイボウズ Office」かんたんSFA
※サイボウズコミュニティ にログインしたユーザー様のみご覧いただけます。
今回は、「報告書」を利用するときのちょっとしたコツについてご紹介します♪
「報告書」には「標準の項目」と「カスタマイズ可能な項目」があり、これが「ひな形」となります。
「カスタマイズ可能な項目」として初期は「内容」「課題」「資料」が設定されていて、
システム管理者が必要に応じて項目の追加、変更、削除ができます。
例えば業務リーダーが現場メンバーから「報告書」を受け取る場合を想定します。
業務リーダーの思いとして、
1．「日報」や「商談報告」など、判別できるようにしたい！
2．内容には「目的」と「結果」を冒頭に持ってきて欲しい！「詳細」はその後でよい。
3．報告書の次のステップとして「やること」を明確にしたい！
とくに「誰に」「なにを」「いつまで」なのかはっきり記載するクセをつけて欲しい！
があるとします。
さっそく作ってみました。
1. については「メニュー」項目を設定して「報告書」の種別を判別できるようにしました。
2. と 3. については「文字列(複数行)」項目を作成しました。
このような設定を行うと、下記のようなメリットがあります。
・現場メンバーは何を書けばよいのかわかりやすい。
「やること」の書き忘れなどを防ぐことができる。
・業務リーダーは報告の粒度がそろっていて読みやすい。
欲しい情報がすでに項目として入っているので「この商談の後なにすればいいの？」など現場メンバーへ聞く手間を減らすことができる。
こういった「報告書」は「アドレス帳」と紐付けできるので、
「アドレス帳」の顧客軸で「履歴一覧」を表示できます。
また、「その他の操作」からテキストとして「ファイルに出力する」ことや、「ToDoに登録する」こともできるので、ぜひ「報告書」を触って活用いただけますと幸いです^^
うちではこんな「報告書」の使い方をしている！
「報告書」にこんな機能があればな。。
などありましたら、お気軽に書き込みください~
ではまた。
サイボウズ Office タイムラインでは、顧客DBから工事監理報告書をかんたんに作成する事例を紹介しています！
こちらもぜひご参考くださいませ(´ε｀ )
‐ もりし ‐
※ぴぎんぐ様のコメントです。
-----------------------------------------
2月10日に行われたサイボウズカスタムアプリはじめの一歩にて
御社ご担当講師の方から、私の知らないことをご教授いただき
感謝しております。
と、Threadの回答になっていないですね。閑話休題。
今のところまだカスタムアプリ初心者の私にとっては、他の皆さんを
お手本に頑張ろうと思っています。
弊社でもExcelで行っていることをどんどんカスタムアプリに移行
しようと画策中です。
その第一歩がまさに報告書です。
これ、一番移行が楽かと。
いちいち毎回手打ちしないといけないことをカスタムアプリで
プルダウンやメニュー化しておくと、工数削減にもなるので。
上長も報告してほしい内容が漏れているのを防ぐためとして
入力者には必須項目としてカスタムアプリを作成するなど。
カスタムアプリ初心者なので、今後色々と活用します！