こんにちは。コミュニティチームのやのっちです。
今回はスケジュール同様、初心者でも簡単に使える、掲示板の活用Tipsについてご紹介しますので、ぜひ使ってみてください！
「サイボウズ Office」のユーザーに向けて、情報を公開する場として利用できるのが掲示板です。掲示板を分類するカテゴリには、はじめから存在する『全体カテゴリ』のほか、システム設定でグループを登録すると自動的に作成される『グループカテゴリ』とグループ情報に依存せずに作成できる『任意のカテゴリ』があります。インストール後にユーザーやグループ情報を設定した場合には、グループ名のカテゴリが自動作成されています。
カテゴリを使い分ける
掲示板で最適な情報伝達を行うには「誰に何を伝えたいのか」を明確にし、適切なカテゴリを使い分ける事が大切です。掲示板のカテゴリには「全体」「グループ」「任意」の３種類があります。
全体カテゴリの利用
（全体）カテゴリの掲示は、全てのユーザーに通知されます。例えば人事異動のお知らせや社内環境に関わる情報、社長からのメッセージなど全社に向けて発信したい情報を掲示したいときに利用します。
グループカテゴリの利用
部署やグループで共有すべき情報を共有します。例えば部署内の新人研修のやり取りや、職種に特化したニュースなど「部署内に広く共有しておきたい情報」の発信がグループカテゴリの掲示板には適しています。フォローをうまく使ってコミュニケーションを取ることが掲示板活用の秘訣です。
任意のカテゴリの利用
グループカテゴリには適さない、部門を横断した内容や全社に掲示するには情報の重要度が低い内容を掲示したい場合、任意のカテゴリを作成することができます。任意のカテゴリを作成できるのは、システム管理者のみとなります。
【POINT】
・掲示板のタイトルは、最新情報としてトップページなどに表示されます。
誰にでも分かりやすいタイトルで使いやすくしましょう。
掲示板を作成する
アクセス権で制限されていない場合は、新たに掲示を作成することが可能です。似たような掲示が乱立しないよう、テーマごとに掲示を作成すると良いでしょう。
作成手順
1.トップページのアプリケーションアイコンから「掲示板」をクリックします。
2.「掲示を書き込む」ボタンをクリックします。
3.表題、本文、カテゴリなど必要事項を入力し、「書き込む」ボタンをクリックします。
※掲示板の作成アクセス権が与えられていない場合は、掲示板を作成することはできません。詳しくはシステム管理者様にお問い合わせください。
【POINT】
・掲示にはファイルを添付することもできます。
・「Office 10」以降のバージョンでは、掲示期間を設定できます。あらかじめ掲示を作成しておいて期日になったら自動的に公開、という運用も可能です。
・掲示を読んだユーザーのリアクションの文言を変更できます。初期状態では「いいね！」「確認しました」「了解です」「よろしくお願いします」から選べるほか、任意の文言も設定できます。
掲示内容を読む・フォローする
他のユーザーが作成した掲示板に、コメントを残したりリアクションを行う事が可能です。
「ちょっとコメントしづらい雰囲気だな、でも反応はしておきたいし」という時にはリアクション機能で相手へのコミュニケーションをはかりましょう。
