こんにちは。
サイボウズコミュニティのやのっちです。
知っていると便利で役立つ「サイボウズ Office」のTipsをご紹介していきます。
みなさん、大切な情報を見逃さないために、どのような工夫をされていますか？
今回は、リマインドツールやトップページのカスタマイズなど、大切な情報を見やすくする方法を紹介いたします。ぜひご活用ください！
※こちらの記事は、サイボウズからお送りするお客様向けの会報誌「Lien」vol.5 に掲載された内容です。
＜リマインド＞
①ほかの作業をしていても大事な予定をデスクトップ上で通知
資料作成などの作業に没頭していても、会議の時間が近づくとリマインドしてくれるツールが、
「Cybozu Desktop」です。「サイボウズ Office」に登録した予定を、開始時刻の前に
デスクトップにポップアップ表示します。インストール後、「Cybozu Desktop」を起動し、設定画面で
アカウントを追加すれば準備は完了です。予定の通知は、5分前、10分前、30分前などから選択できます。
「Cybozu Desktop」が常駐しているので、「サイボウズ Office」を起動していないときも、
予定がポップアップで通知されます。
ダウンロード方法
http://cybozu.co.jp/info/desktop2/ からダウンロードするか、「Cybozu Desktop」で検索
＜重要ファイル＞
②大事な添付ファイルはトップページに置いて後から読める
「メッセージ」や「掲示板」に添付されているファイルは、後からじっくり読みたい。
そんなとき、メッセージそのものをトップ画面に常時表示させることもできますが、
添付ファイルだけを出すことも可能です。重要なファイルがたくさんのメッセージや
掲示板の中に埋もれることがなく、いつでも好きなタイミングで確認できるので便利です。
添付ファイルの右にある「詳細」をクリックし、次の画面で右上の「★トップに出す」をクリックします。
トップページを開くと、「最新情報」欄に添付ファイルだけが表示されるようになります。
＜カスタマイズ＞
③トップページのアプリは見やすい場所に移動して自分好みにカスタマイズ
「サイボウズ Office」にログインすると、トップページにはアプリケーションが小さなコンテンツとして
配置されています。これらのパーツは、実は好きな位置に置くことが可能で、新たに追加すること
もできます。トップページに使用頻度の高いアプリを置いておけば、トップページだけで作業が
終わるので、仕事の効率アップ間違いなしです。
「＋パーツを追加する」をクリックすると開く画面で、追加したいパーツと場所を指定します。
＜Myグループ＞
④特定のメンバーをグループ化すればスケジュールが一目瞭然
「○○プロジェクトのグループ」「○○年に入社した同期」など、所属組織が異なるメンバーの
スケジュールをまとめて把握したいときなどに役立つのが「Myグループ」機能です。あらかじめ、
登録したいグループ名を入力し、そこに所属させたいメンバーや施設を設定しておきましょう。
すると以後は、グループ名を選ぶだけで、任意のメンバーや施設の予定だけを表示できます。
ほかに、予定の登録やメッセージの宛先の追加も簡単にできます。
画面右上のユーザー名をクリックし、プルダウンメニューで「個人設定」を選択。
「詳細設定」タブ＞「個人情報」欄の「Myグループ」＞「追加する」をクリックして、
グループ名やメンバーを登録します。
「スケジュール」画面で「グループ」のプルダウンメニューを開くと、先ほど登録
したMyグループが表示されます。