こんにちは。
サイボウズコミュニティのやのっちです。
知っていると便利で役立つ「サイボウズ Office」のTipsをご紹介していきます。
みなさん、会議の前から参加メンバーとのスケジュール調整や資料の共有など、
事前準備で手間をかけていませんか？
会議が終わった後もメールで議事録を作成したり、質問に応えたり、
参加できなかったメンバーに内容を共有するなど、会議の前後でもかなりの時間がかかります。
今回は、会議で有効に活用できるテクニックを紹介いたしますので、ぜひ業務の効率化を図ってみてください！
※こちらの記事は、サイボウズからお送りするプレミアムビジネス誌「Lien」vol.3 に掲載された内容です。
＜スケジュール付加機能＞
①予定の調整機能を使ってメンバーと施設を予約しよう
会議に参加する複数のメンバーと、会議室の空きを同時に調整するのはとても大変です。
「予定の調整」機能を使うことで、参加メンバー1人ひとりに確認する手間をかけずに、空き時間を検索しスムーズに予定が登録できます。
「スケジュール」＞「その他の操作」＞「予定を調整する」から操作します。
予定の調整（条件入力）画面では、参加者、施設、日付候補などを指定することで空き時間が検索できます。
②会議資料は事前に共有しよう
会議に欠かせない資料は紙で準備すると人数分印刷してホチキスで留めて、修正が入るたびに印刷し直すなど大変手間がかかります。
また、複数人で編集する売上資料などは、誰が編集中なのかがわかりづらいものです。
ファイル管理機能を利用すれば、二重編集や誤削除のリスクもなく管理でき、ペーパーレスにもつながります。
予定にファイルを直接添付することが可能です。複数人でファイルを共有する場合は、ファイル管理へのリンクを張っておくほうが便利です。
ファイル管理機能ではファイルの更新日、ユーザー名などが確認できます。
また、バージョン管理機能を利用した場合、更新前のファイルについても閲覧が可能です。
③会議の補足項目はコメント欄に書き込もう
会議を振り返る際に、補足すべきこと、文字として残しておくべき項目などは、予定のコメント欄を利用すると便利です。
また、あらためて担当者に聞くといった二度手間を防ぐことができます。
会議中に議論できなかった内容は、コメント欄で補足が可能です。URLを記入すると、自動的にハイパーリンクが設定されます。
④議事録は報告書機能でまとめよう
会議の議事録は、予定として記入したトピックをそのまま利用できます。
報告書機能から議事録を作成すると会議参加者に通知されるので、会議内容の再認識にも役立ちます。
スケジュール」＞「その他の操作」＞「報告書（議事録）を書く」から操作します。
参加者、日付、時間などは、予定の情報から自動的に入力されます。