こんにちは。サイボウズワークショップ広報のえつこです。
4/21(金)に開催した、「サイボウズ Office」のワークショップの様子をレポートいたします！
今回のワークショップは
「サイボウズ Office」 ワークフロー × モバイル で業務改善！
をテーマに実施しました。
前半は事例紹介と個人ワークを通して「ワークフロー作成の流れ」や「便利な使い方」をご紹介し、後半は「実際の業務でどうワークフローを活用できるか」についてグループでディスカッションしていただきました。
まずはグループごとに自己紹介
今回のワークショップには、8社10名のユーザーの皆様にご参加いただきました。
「サイボウズ Office」のワークフロー機能はまだ使ったことがない、という方もいれば、Java scriptを使ってワークフローの画面をカスタマイズしている玄人の方まで・・！
「サイボウズ Office」のワークフロー機能はまだ使ったことがない、という方もいれば、Java scriptを使ってワークフローの画面をカスタマイズしている玄人の方まで・・！
３つのグループにわかれて自己紹介タイムです。
「サイボウズ Office」のワークフローを使ったことがありますか？という質問には、半分くらいの方の手が挙がりました。
サイボウズのワークショップでは、毎回違ったテーマで、自己紹介をしていただいています。
今回のお題は 「最近誰かにお願いしたことと、その結果」について。
「子どもの洋服をプレゼントしてほしい」とお願いしたら、なんと五月人形が届いてしまった！・・という自己紹介。思わず笑顔になってしまう素敵なエピソードですね(^^*)
ワークフローって何が便利なの？ ～ 使い方と導入事例 ～
グループワークの前に、まずはファシリテーターの森から、「サイボウズ Office」 のワークフロー機能は何が便利なのか？についてご紹介。
株式会社カンドゥージャパン様の『決裁まで2週間 かかっていた紙の稟議書を、「サイボウズ Office」のワークフローに移行したところ、決済までの時間が 2日で終わるようになった』という事例や、
スマホでワークフロー決済をする方法 についてご紹介しました。
意外な使い方も！ワークフロー機能の活用方法
サイボウズのワークフロー機能の活用でよく紹介されるのは、出張交通費や物品購入などの申請ですが・・・。実はそれ以外の用途でも、ワークフローを便利にお使いいただけます！
① 申請・決裁系
ex. 稟議申請、契約締結申請、交通費申請、物品購入
ex. 稟議申請、契約締結申請、交通費申請、物品購入
② チェック・作業系
ex. 点検業務、メンテナンス依頼、支払依頼
ex. 点検業務、メンテナンス依頼、支払依頼
③ 報告・回覧系
ex. 日報、週報、出張報告、クレーム報告、部内回覧
ex. 日報、週報、出張報告、クレーム報告、部内回覧
紙の稟議書からワークフローへ移行するコツ ～個人ワーク～
活用事例をご紹介したあとは、個人／グループで「実際の業務で、どのようにワークフローを使えそうか？」のヒントになるワークをしていきます。
まずは個人ワークから。
【 紙の稟議書サンプルを、「サイボウズ Office」 のワークフローに対応させる 】という個人ワークに挑戦していただきました。「設定シート」を参考に、フォームの入力タイプや承認経路などを選んでいきます。
ワークフローの課題を発見・解決しよう！ ～グループワーク～
つづいては、グループワークです。「ワークフローに関する10個の業務課題」について、3つのグループにわかれてディスカッションしていただきました。
まずは、業務でよく起こりがちな紙の稟議書の課題10個についてグループで話し合いながら「よくある度」・「解決しやすさ」の２軸で整理していきます。
次に、その中から1つの課題を選び、「どうしたらその課題が解決できるか？」をグループごとに話し合っていただきます。
「出張申請をひとりがやっている・・・これは体制の問題だね」
「クレームはみんなで共有したほうがいいと思いますよね」
「これならワークフローで解決できるんじゃない？」
など、実際の業務をイメージしながらディスカッションを進めていきます。
解決策を考えているところ。「実際の業務では何が起こりうるか？」「うちの会社だったら・・」とリアルな話がたくさんでてきました！
３つのグループそれぞれ、様々な解決アイディアを考えていただきました。
一部をご紹介いたします！
一部をご紹介いたします！
問題No.6
「紙の見積書が承認者の部長の机に放置されがちで、承認までに時間がかかっている。」
についての解決アイディア
「紙の見積書が承認者の部長の机に放置されがちで、承認までに時間がかかっている。」
についての解決アイディア
＊部長のモバイルでワークフロー承認ができるように設定して、外出先でも承認できるようにする
＊部長に気づかせるために「サイボウズ Office」の通知機能をフル活用
‐ 新着通知機能
‐ Eメール通知（開封確認つき）
‐ メッセージ（開封確認つき）
‐ 電話メモ（Eメールでも通知）
‐ 新着通知機能
‐ Eメール通知（開封確認つき）
‐ メッセージ（開封確認つき）
‐ 電話メモ（Eメールでも通知）
＊「ワークフロー承認がたまっている人に声をかける」 担当者をつくる
（※ワークフローの管理者であれば可能）
（※ワークフローの管理者であれば可能）
「サイボウズ Office」の機能を活かしたアイディアをたくさんシェアいただきました。
実際の利用イメージがわき、社員のわたしも勉強になりました！( ..)φ
実際の利用イメージがわき、社員のわたしも勉強になりました！( ..)φ
ワークフロー 活用Tips のご紹介
本編の最後に「ワークフローでよくあるお悩み」を解決するヒントを、ファシリテーターの森からご紹介させていただきました。詳細は、サイボウズコミュニティメンバー限定の ワークショップ資料（P50～P 55）でご覧いただけます。
☺メンバー登録はこちらから ➡ 初めの３歩！(メンバー登録)
今回ワークショップにご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました！
これをきっかけに、みなさまの会社での業務改善のお役に立てれば嬉しく思います(^^)
ワークショップ担当のもりしからの一言
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次回以降のワークショップは随時 こちらのページ でご案内しております。
ただいま、5/19（東京）、5/26（愛媛）開催の
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ご参加、お待ちしております(^^)/