こんにちは。サイボウズワークショップ広報のえつこです。
4/21(金)に開催した、「サイボウズ Office」のワークショップの様子をレポートいたします!
今回のワークショップは
「サイボウズ Office」 ワークフロー × モバイル で業務改善!
をテーマに実施しました。
前半は事例紹介と個人ワークを通して「ワークフロー作成の流れ」や「便利な使い方」をご紹介し、後半は「実際の業務でどうワークフローを活用できるか」についてグループでディスカッションしていただきました。
まずはグループごとに自己紹介
今回のワークショップには、8社10名のユーザーの皆様にご参加いただきました。
「サイボウズ Office」のワークフロー機能はまだ使ったことがない、という方もいれば、Java scriptを使ってワークフローの画面をカスタマイズしている玄人の方まで・・!
「サイボウズ Office」のワークフロー機能はまだ使ったことがない、という方もいれば、Java scriptを使ってワークフローの画面をカスタマイズしている玄人の方まで・・!
3つのグループにわかれて自己紹介タイムです。

「サイボウズ Office」のワークフローを使ったことがありますか?という質問には、半分くらいの方の手が挙がりました。
サイボウズのワークショップでは、毎回違ったテーマで、自己紹介をしていただいています。
今回のお題は 「最近誰かにお願いしたことと、その結果」について。

「子どもの洋服をプレゼントしてほしい」とお願いしたら、なんと五月人形が届いてしまった!・・という自己紹介。思わず笑顔になってしまう素敵なエピソードですね(^^*)
ワークフローって何が便利なの? ~ 使い方と導入事例 ~
グループワークの前に、まずはファシリテーターの森から、「サイボウズ Office」 のワークフロー機能は何が便利なのか?についてご紹介。

株式会社カンドゥージャパン様の『決裁まで2週間 かかっていた紙の稟議書を、「サイボウズ Office」のワークフローに移行したところ、決済までの時間が 2日で終わるようになった』という事例や、
スマホでワークフロー決済をする方法 についてご紹介しました。
意外な使い方も!ワークフロー機能の活用方法
サイボウズのワークフロー機能の活用でよく紹介されるのは、出張交通費や物品購入などの申請ですが・・・。実はそれ以外の用途でも、ワークフローを便利にお使いいただけます!
① 申請・決裁系
ex. 稟議申請、契約締結申請、交通費申請、物品購入
ex. 稟議申請、契約締結申請、交通費申請、物品購入
② チェック・作業系
ex. 点検業務、メンテナンス依頼、支払依頼
ex. 点検業務、メンテナンス依頼、支払依頼
③ 報告・回覧系
ex. 日報、週報、出張報告、クレーム報告、部内回覧
ex. 日報、週報、出張報告、クレーム報告、部内回覧
紙の稟議書からワークフローへ移行するコツ ~個人ワーク~
活用事例をご紹介したあとは、個人/グループで「実際の業務で、どのようにワークフローを使えそうか?」のヒントになるワークをしていきます。
まずは個人ワークから。
【 紙の稟議書サンプルを、「サイボウズ Office」 のワークフローに対応させる 】という個人ワークに挑戦していただきました。「設定シート」を参考に、フォームの入力タイプや承認経路などを選んでいきます。


ワークフローの課題を発見・解決しよう! ~グループワーク~
つづいては、グループワークです。「ワークフローに関する10個の業務課題」について、3つのグループにわかれてディスカッションしていただきました。
まずは、業務でよく起こりがちな紙の稟議書の課題10個についてグループで話し合いながら「よくある度」・「解決しやすさ」の2軸で整理していきます。


次に、その中から1つの課題を選び、「どうしたらその課題が解決できるか?」をグループごとに話し合っていただきます。
「出張申請をひとりがやっている・・・これは体制の問題だね」
「クレームはみんなで共有したほうがいいと思いますよね」
「これならワークフローで解決できるんじゃない?」
など、実際の業務をイメージしながらディスカッションを進めていきます。

解決策を考えているところ。「実際の業務では何が起こりうるか?」「うちの会社だったら・・」とリアルな話がたくさんでてきました!

3つのグループそれぞれ、様々な解決アイディアを考えていただきました。
一部をご紹介いたします!
一部をご紹介いたします!
問題No.6
「紙の見積書が承認者の部長の机に放置されがちで、承認までに時間がかかっている。」
についての解決アイディア
「紙の見積書が承認者の部長の机に放置されがちで、承認までに時間がかかっている。」
についての解決アイディア
*部長のモバイルでワークフロー承認ができるように設定して、外出先でも承認できるようにする
*部長に気づかせるために「サイボウズ Office」の通知機能をフル活用
‐ 新着通知機能
‐ Eメール通知(開封確認つき)
‐ メッセージ(開封確認つき)
‐ 電話メモ(Eメールでも通知)
‐ 新着通知機能
‐ Eメール通知(開封確認つき)
‐ メッセージ(開封確認つき)
‐ 電話メモ(Eメールでも通知)
*「ワークフロー承認がたまっている人に声をかける」 担当者をつくる
(※ワークフローの管理者であれば可能)
(※ワークフローの管理者であれば可能)
「サイボウズ Office」の機能を活かしたアイディアをたくさんシェアいただきました。
実際の利用イメージがわき、社員のわたしも勉強になりました!( ..)φ
実際の利用イメージがわき、社員のわたしも勉強になりました!( ..)φ
ワークフロー 活用Tips のご紹介
本編の最後に「ワークフローでよくあるお悩み」を解決するヒントを、ファシリテーターの森からご紹介させていただきました。詳細は、サイボウズコミュニティメンバー限定の ワークショップ資料(P50~P 55)でご覧いただけます。
☺メンバー登録はこちらから ➡ 初めの3歩!(メンバー登録)
今回ワークショップにご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました!
これをきっかけに、みなさまの会社での業務改善のお役に立てれば嬉しく思います(^^)
ワークショップ担当のもりしからの一言

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