こんにちは。サイボウズワークショップ事務局のもりしです。
一雨ごとに暖かさを感じられる季節になりました。いかがお過ごしでしょうか。
3/17(金)東京、3/22(水)大阪でワークショップを開催しました！
■テーマ
アドレス帳、スケジュール、報告書の連携が業務に使えそう！
■概要と全体資料
・3/17(金)東京 概要ページ 、3/22(水)大阪 概要ページ
・3/17(金)東京 全体資料 、3/22(水)大阪 全体資料
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※大阪では「カスタムアプリ はじめの一歩講座 ハンズオン」と同日にワークショップを開催しました。
■内容
1．業務シナリオにそって営業管理の方法を徹底解説
はじめに、ワークショップの流れとゴールについてご紹介しました。
ゴールのイメージは「アドレス帳、スケジュール、報告書の連携が業務に使えそう！」と実感いただくことです。
ユーザーの皆様に「サイボウズ Office」の利用状況を聞いてみたところ、東京会場、大阪会場ともにスケジュールに比べるとアドレス帳、報告書を利用されている方は圧倒的に少ない状態でした。アドレス帳、報告書を使わないなんてもったいない！そこで、今回は架空の業務シナリオにそって運用のコツをご紹介しました。
まずは、架空の会社、コレベンリ株式会社の業務シナリオに沿って状況を説明し、案件共有がうまく行っていない理由・お悩みについてお話ししました。
特に、コレベンリ株式会の東京営業部で起こっている「あるある」なお悩みをピックアップしました。それぞれのお悩みについて、どのように解決できるのか、「サイボウズ Office」の機能紹介とデモで徹底解説しました。
ひとつだけ紹介しますと、お悩み一覧 1．について【アドレス帳の「カスタマイズ可能な項目」に最新の契約状況を登録して解決！】できるようにアドレス帳の設定を製品デモで実演しました。
アドレス帳の「カスタマイズ可能な項目」設定を開いて「契約状況」の文字列項目、「契約関連の書類」の添付ファイル項目を設定すると最新の契約状況をアドレス帳にまとめることができることをお伝えしました。
【会場の雰囲気】
参加された皆様からはさっそく「これからお客様リストをアドレス帳に登録してみる」 「既存システムに入っているお客様リストを書き出してアドレス帳に移行してみる」とコメントいただきました。
大阪では「サイボウズ Office」の開発メンバーも同席しました。スケジュールの「予定を調整する機能」を使った方が一人しかいないことに驚いていました。今後は埋もれがちな便利機能を、どのように製品の中で表現していくか、考える良いきっかけになったようです。
2．課題解決演習（グループワーク）
次は、グループワーク。
「自己紹介」では「徹底解説の内容が今の業務にどう活かせるか」についても話しあっていただきましたが、すぐはじめられることとして「普段使っているスケジュールの仮予定から使ってみますよ！」とさっそく手帳にメモされている方もいました。
「業務シナリオとお悩みご紹介」では、冒頭でご案内したコレベンリ株式会社のお悩み一覧に加えて、新たなお悩みをお題として出しました。今回のお悩みは「営業担当軸で数字を整理、進捗を把握するにはどうすればよいか？」。それをどのように解決していくのか個人ふせんワークとグループディスカッションを通してグループワークしていただきました。
【個人ふせんワーク、グループディスカッションの様子】
次に、グループディスカッションの内容の中で、共感度が高かったり、面白かった解決案をグループ毎に発表いただきました。そもそもスケジュールを登録していないユーザーにどう登録してもらうか、というような「サイボウズ Office」の浸透をまずはどうしていけばよいか、といった解決案が多く出ました。
【発表の様子】
各グループの発表後は正解は決まっていませんが、運用方法のひとつの例として以下のようにご紹介しました。
アドレス帳、スケジュール、報告書を連携して顧客軸でデータを整理するのは簡単にできますが、営業担当軸でデータ整理するにはひと工夫が必要です！
そこで、「サイボウズ Office」の機能で解決する場合は「カスタムアプリ」での運用がオススメです。例えば配布アプリの「商談進捗管理」を利用すれば「担当者別の案件数」のグラフなどをサクッと表示することができます。
【カスタムアプリの商談進捗管理グラフ】
最後は希望者のみの運用相談会を行いました。
・既存システムからどうやって「サイボウズ Office」へ顧客情報を移していくか
・スマホから「サイボウズ Office」を利用する場合の電話メモ、メール、ワークフロー 運用のコツ
・スマホアプリKUNAIのもっと機能改善してほしいこと
・社内通達に使える「トップページでの連絡」
などのご要望をお伺いし、解決案について相談させていただきました。
皆様のお役に立てますと幸いです。
以上、ワークショップの開催レポートでした。
今後のワークショップのご紹介はコチラです。よろしければ、ぜひご参加ください！
【おまけ】
ワークショップにご参加いただくとサイボウズワークショップ手引書をプレゼント中です！
