新入社員から試したい！サイボウズ Officeを使った「職場に会話が生まれる」自己紹介

作成日：2017年3月10日

こんにちは。コミュニティチームのやのっちです。

4月に新入社員を迎える企業様は多いと思いますが、みなさん新入社員の方にどのように「サイボウズ Office」の使い方などを伝授されてますでしょうか。

今回は、「サイボウズ Office タイムライン」の記事から、「サイボウズ Office」を活用した自己紹介のTipsを紹介します。

グループウェアを使ったことのない方が入社されると、会社もグループウェアもはじめてで、、と初めてづくしに戸惑われることがあるかもしれません。 そこでサイボウズでは、新人の一番はじめのお仕事を、グループウェアを使った自己紹介にしています。

目的はふたつ。
１.　先輩社員には、新人のことを知ってもらい、早く仲間に迎え入れてほしい
２.　新人には、自分をアピールすると同時に、グループウェアで発言することにも慣れてほしい

口頭で行う自己紹介も大事ですが、一方的な伝達で終わってしまうことが多いです。

◇グループウェアを使うと？

先輩も書き込みができることで、自己紹介がコミュニケーションの場に変わります。

■自己紹介、目的にあわせて使い分け

一口に、グループウェアで自己紹介といっても、色々な手段があります。

・コミュニケーションを重視する　⇒　掲示板を利用
・一覧性・検索性を重視する　　　⇒　カスタムアプリ を利用

具体例を以下にご紹介します。

■コミュニケーションを重視するなら

まずは、「サイボウズ Office」などの掲示板を使った自己紹介。 掲示板に、自己紹介専用のカテゴリーを設けます。 新人は、所属部署や今までの経歴、趣味などを書いて 1人ずつ掲示板を立てます。

〈　自己紹介カテゴリー　掲示板一覧　〉

先輩方は、フォロー欄に書き込みをします。同じ部署の先輩が一言、「○○部へようこそ！」と書いてくれるだけでもうれしいものです。

〈　掲示板の詳細画面　〉

<<メリット>>

・「サイボウズ Office」の基本アプリのみで今すぐ実行できる

・新しい記事や書き込みがあれば、グループウェアの最新情報に通知されるので、読み逃しがない

・通知範囲やアクセス権を所属部署に限定する、など部署に依存した設定が可能

 ■一覧性や操作性を重視するなら

一覧性を重視される場合、あるいは社員数が多い場合は、Webデータベース機能カスタムアプリが便利です。 1レコードに 1人分の情報を登録します。役職や部署、部活といった所属情報はプルダウンで選択できるようにし、顔写真を載せます。先輩がコメントを書き込めるように、コメント機能を有効にします。

〈　レコード詳細画面　〉

〈　レコード一覧画面　〉

<<メリット＞＞

・基本情報だけを一覧できる

　✔たとえば、顔写真と部署と役職と名前だけの一覧を 30件ずつ表示する、といった設定にしておけば、新人が所属部署の人の顔と名前を覚える時も便利

・必要な人に必要な情報を提供しやすい

　✔初期画面では各自の所属部署の人だけを表示する、といった個々人にあわせた設定ができます。

・様々な視点でカテゴライズできる

　✔掲示板のカテゴライズはディレクトリの作り方で決まってしまいますが、カスタムアプリは部署や役職など様々な絞込を設定できます。

・細かいアクセス権がかけられる

　✔役員と人事部以外は個人情報を見られないようにする、といった設定もできます。

カスタムアプリ機能はプレミアムコース限定の機能です。

■共通するメリット

・いつでも名前と顔を確認することができるため、便利で覚えやすい

・口頭の自己紹介では時間が限られているのに対し、文面ではより詳しく自分を紹介できる

・考えをきちんとまとめてから紹介でき、失敗しにくい

・働く者同士の共通点を見つけやすい

・ボタンひとつで意思を表せるリアクション（いいね！）機能ー気軽に反応を返せることが、コミュニケーションを促進する

■社内コミュニケーションが顧客満足度につながる

廊下やエレベーターホールで会う人が、自社の人か他社の人かすぐに分かれば、来客対応や防犯上でもメリットもあります。 ですが何より、お互いのことを少しでも知っていると、一緒に仕事をするとき、円滑に進むようになります。

一説によると、社内コミュニケーションは社員の満足度につながり、社員の満足度は顧客満足度につながるそうです。社内のコミュニケーションを活発化して組織力もアップする、プラスアルファの自己紹介、はじめませんか。