出張にまつわる申請、まだ紙で行っていますか？

こんにちは。コミュニティチームのやのっちです。

みなさん、出張伺いや旅費申請は、どのように運用されてますでしょうか。

まだ紙で申請されている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、「ワークフロー」を使って、出張関連の申請を効率化するTipsについてご紹介します。

紙の「帳票」で処理しているなど、まだ「ワークフロー」を利用されていない方は是非ご活用ください。

※こちらの記事は、サイボウズからお送りするお客様向けの会報誌「Lien」vol.7 に掲載された内容です。

■TIPS1
紙の「帳票」の代わりに「フォーム」を使う

出張帰りのAさん、手元には宿泊費や交通費の領収書があります。
どれも仮払金としてAさんが立て替え済み。
出張から戻り、経理を担当する部署に交通費申請や立て替え申請を提出しなければなりません。

［紙の帳票の場合］
申請された帳票そのものがないと押印や承認のほか、進捗状況すら把握できない。
また、承認者の不在により滞る。

［サイボウズ Officeのワークフローの場合］
申請内容をWeb上で承認できるため、外出先からでも承認プロセスを進められる。
関係者はいつでも、その進捗状況を把握できるほか、承認者を事前に固定したり、その都度選択し直すことも可能。
領収書はスキャンしてデータ化し、申請内容に関連付けて保管できる。

①フォーム（紙の帳票にあたる）に記入

出張申請や交通費申請は申請フォームが用意されている。
こちらは、「出張申請」の入力画面。
項目やレイアウトが変更でき、選択肢の設定、集計項目の設計なども可能。
既にある申請書類と内容をそろえることができる。

②申請経路の選択
「フォーム」に必要事項を入れたあとは「経路」を記入。
今回は課長、部長の決裁を経て支払われる。
申請が完了すると本人に通知が来るように設定することができる。

申請経路は「運用管理」から編集が可能。役職名や役割なども細かく設定できる。

★ワンポイントアドバイス★

申請書を保管する必要がある場合は、部分的な乗せ換えがオススメです。
例えば、営業部内の決裁まではWeb上の「ワークフロー」から行い、部署をまたぐ際には印刷して申請することで、申請書の保管も可能になります。
≪手順≫ 「申請データの詳細」 > 「印刷用画面」

■TIPS2
決裁スピードを高めるために

紙の書類をベースにした申請、決裁では、申請者と決裁者が社内にいなくてはなりませんでした。
ところが「ワークフロー」を導入することで、外出中の空き時間に、パソコン、タブレット端末、スマートフォンからも手続きできます。
決裁者の立場から見ても、隙間時間に作業が進められスピードアップにもつながります。

■TIPS3
申請フォームは自由に設計可能

Lien Vol.6の読者アンケートでは出張費や交通費の申請を紙の帳票で行っているお客様が半数以上を占めていました。
紙で運用する場合は、最新のひな型が分からなくなったり、ひな型が改変されてしまうことがあります。

また、たまった帳票から必要書類を取り出すときに手間がかかります。

サイボウズ Officeの「ワークフロー」を用いると常に最新の帳票（フォーム）を利用することができ、過去の申請内容を検索することで素早く必要書類が取り出せます。
各部署の状況や業務内容に合わせて簡単に申請フォームを作ることができます。
「ワークフロー」の「サイボウズ ネット連携サービス」機能を使えば「路線検索」で○○駅から××駅までの電車賃を算出することも可能です。